عندما يكون الموظفون صريحين مع بعضهم البعض، ولكن ليس مع الإدارة

من الطبيعي أن نتذمر قليلاً عن مدرائنا في العمل، أو عن الاجتماعات الغير مثمرة والمملة، أو عن بعض القوانين والسياسات التي تبدو غير مجدية. بمعنى أوضح، هذا النوع من التذمر لا يسبب ضررا حقيقيا للشركة حيث يحتاج الجميع للتنفيس عن مشاعرهم بين الحين والآخر.

لكن تواجه الشركة مشكلة خطيرة عندما تجري معظم المناقشات حول القضايا الحاسمة في المحادثات الجانبية، بدلاً من الاجتماعات الرسمية، بحيث لا تتم معالجة المخاوف بشكل مدروس لتغيير المسار من قبل صانعي القرارات.

كشفت التقارير الإخبارية الأخيرة عن شركة Boeing  بأن المحادثات الجانبية كانت متفشية حول طائرة 737 ماكس والتي تعاني من خلل في التصنيع. في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة ورسائل الهاتف، أعرب الموظفون عن مخاوفهم الشديدة بشأن جودة تصنيع هذه الطائرة وعبروا عن ازدرائهم بشكل صريح لبعض القرارات التي تم اتخاذها والتقنيات المستخدمة، وشاركوا مخاوفهم أيضا مع عملاء الشركة بشكل غير علني.

تم تسليم 117 صفحة من المحادثات الداخلية في الشركة إلى الكونغرس الأمريكي لترسم صورة واضحة عن ثقافة الشركة والتي تم التعرف عليها بشكل أوضح من خلال المحادثات الجانبية المستمرة. سخر موظفو الشركة بشكل واضح من عملاء شركة الطيران باعتبارهم غير أكفاء ووصفوهم بالأغبياء، ووصفوا كبار المسؤولين في شركة بوينغ بكلمات جارحة وأوصاف مسيئة.

تحدث المحادثات الجانبية عندما يشعر الموظفون بأنه من غير المقبول قول الحقيقة بشكل علني. يحدث ذلك لأن الموظفين تعلموا من خلال اجتماعات الشركة بأن رأي المدير أو الأغلبية هو الذي سيتم العمل به، حتى لو كانوا غير متفقين على ما يتم تحديده أو التخطيط له. لأننا جميعًا نريد أن نعبّر عن أنفسنا، لا يمكننا التزام الصمت إلى الأبد. لذلك نحن نبحث عن أولئك الذين نعتقد أننا قادرون على التحدث معهم بصراحة.

إليك كيفية معرفة ما إذا كانت شركتك قد تعاني من درجة غير صحية من المحادثات الجانبية:

• أثناء عملية تطوير منتج أو خدمة جديدة، يتم التركيز بشكل كبير على السرعة أو الربح في المحادثات وليس على جودة وسلامة المنتج أو الخدمة الجديدة، وتتم مناقشتها بعبارات إيجابية فقط في الاجتماعات الرسمية. من المسلم به أن المنتجات الجديدة تجلب المخاطر والشكوك والمشاكل في بداية الطريق. عدم الرغبة في سماع المشاكل قبل حدوثها يمثل مشكلة كبيرة.
• عندما لا يشارك الموظفون الخبراء في الموضوع برأيهم خلال الاجتماعات. على الرغم من أنه من الممكن ألا يكون لديهم ما يقولونه، ولكن نظرًا لخبرتهم وحداثة المشروع، فمن الأرجح أنهم لديهم ما يقولونه ولكنهم لا يستطيعون قول شيء سلبي.
• عندما يتفق الموظفون تلقائيًا مع القادة في الاجتماعات حول القضايا الحاسمة. إن افتقار الموظفين للبيانات أو التعليقات الموضوعية أو الحماسة هو علامة تحذير مهمة.

تتمثل طريقة علاج الثقافة “المريضة” في مساعدة جميع الموظفين على إدراك أن المحادثات الجانبية حول القضايا الجوهرية هي مصدر لمشاكل الادارة التنظيمية في الشركة. يبدأ حل هذه المشكلة مع كبار المدراء التنفيذيين والذين عليهم دور في بناء ثقافة السلامة النفسية بحيث يُشعروا الموظفين بأن الصراحة متوقعة ومرحب بها.

يمكن بناء هذه الثقافة بعناية من خلال ثلاثة أنواع من الإجراءات القيادية:

1. كن صريحا. تحدث بشكل علني عن التحديات التي تعترض كل المساعي الجديدة، وذكّر الموظفين باستمرار بأنك تفهم المخاطر والشكوك والتعقيدات. تأكد من أن تُشعر الجميع بأنك تدرك ضرورة الموازنة ما بين الحاجة لتحقيق الأرباح والجودة والسلامة في تصميم المنتج أو الخدمة. تطرق إلى المشاكل التي من الممكن أن تواجهها في الحاضر حتى لا تكلفك أكثر على المدى الطويل.
2. لا تقبل الصمت من قبل خبراء الموضوع في الاجتماعات. أطلب مداخلاتهم بشكل فوري وصريح. اطرح أسئلة لتتعرف على أفكارهم. عوّد نفسك على أن تكون فضوليًا ومستعدًا لسماع ما يرونه من مشاكل وما يفكرون فيه برحابة صدر.
3. قم بتقدير التغذية الراجعة. قم بالرد بشكل لبق على الأخبار السيئة أوالمخاوف. أنت لا تعرف أبدًا مقدار الشجاعة التي قد يحتاجها شخص ما للتحدث بصراحة. ركز على الحلول وابحث عن المتطوعين للعمل كفريق للمساعدة في حل المشكلات.

بسبب حالة عدم اليقين والمخاطر في العديد من القطاعات، لم يكن بناء ثقافة صحية تسمح بالمحادثات الصريحة والصعبة مهمّا في السابق. حان الوقت الان لإعادة المحادثات الجانبية إلى مركز الصدارة.

هل ترغب بأتمتة جميع عمليات الموارد البشرية في شركتك؟

أطلب عرض توضيحي الآن