هل يمكن تحويل قسم الموارد البشرية إلى قسم لا-ورقي؟

تعد عملية تحويل قسم الموارد البشرية إلى قسم غير ورقي أحد أهم التوجهات الحديثة في الشركات، لما لهذه الخطوة من أثر إيجابي كبير على رفع مستويات الكفاءة والفعالية في الشركة ككل بشكل عام والحفاظ على البيئة بشكل عام، حيث يعد هذا القسم الأكثر استخداماً للمستندات والعقود والنماذج الورقية. التكاليف في هذه الحالة لا تقتصر فقط على كلفة الأوراق المستخدمة، بل تمتد أيضاً إلى مصاريف الطابعات والأحبار وخزائن الملفات وتكاليف الصيانة وغيرها.

بناءً على ما سبق، فإن تحويل قسم الموارد البشرية إلى قسم لا ورقي سيوفر عليك المال والوقت والكثير من الأعباء. تلخص لك ZenHR مجموعة من النقاط الأساسية التي عليك اتباعها لتحويل قسم الموارد البشرية إلى قسم غير ورقي.

1. قم بأتمتتة عمليات الموارد البشرية
الخطوة الأولى التي عليك القيام بها هي البحث عن نظام إدارة موارد بشرية مناسب لحجم وطبيعة عمل شركتك وذلك لتتمكن من أتمتة العديد من عمليات الموارد البشرية وأهمها:

• انضمام الموظفين الجدد: انضمام موظف جديد إلى الشركة قد يتطلب الكثير من المعاملات الورقية كعقد العمل ووئائق الموظف ونماذج تسليم أصول الشركة للموظف وملفات سياسات الشركة التي يجب على الموظف الاطلاع عليها.
• حسابات الرواتب: تستهلك عملية احتساب الرواتب الكثير من المعاملات الورقية أيضاً كنماذج الضريبة المحلية ونماذج الضمان الاجتماعي ونماذج الاقتطاعات الأخرى.
• الإجازات والمغادرات: التقديم بشكل ورقي على الإجازات والمغادرات يستهلك أيضاً كميات هائلة من الأوراق.
• متابعة حضور وانصراف الموظفين: إدارة حضور وغياب الموظفين وربطه مع رواتبهم ورقياً تعد مهمة روتينية في غاية التعقيد وتستهلك الكثير من الورق والوقت والجهد كما أنها تعرضك للأخطاء بشكل كبير نظراً لكثرة الأرقام والمعلومات.

يعد الاستثمار في نظام إلكتروني لإدارة الموارد البشرية كنظام ZenHR هو الخطوة الأساسية للتخلص من النظام الورقي والانتقال إلى مرحلة جديدة أكثر كفاءة وفعالية يتم من خلالها استغلال طاقات قسم الموارد البشرية لمهام أكثر أهمية من المعاملات الورقية التي يمكن أتمتتها مع هذا النظام بكل سهولة.

2. استخدام التوقيع الإلكتروني
تحتاج جميع معاملات قسم الموارد البشرية إلى توقع شخصين على الأقل، اتباع الطريقة التقليدية كطباعة النموذج وتوقيعه وإعادة تحميل النسخة الموقعة على جهاز الكمبيوتر هو أمر مزعج وغير عملي. يمكنك الآن اعتماد التوقيع الإلكتروني والذي سيوفر عليك طباعة وهدر عدد كبير من الأوراق، كما ستزيد من سرعة إتمام المهام بشكل ملحوظ.

3. الانتقال إلى التخزين السحابي
المستندات والوثائق التابعة لقسم الموارد البشرية تشكل القسم الأكبر من الاستهلاك الورقي في أي شركة، لذلك عليك التفكير باعتماد حلول التخزين السحابي في شركتك فوراً. فذلك من شأنه أن يقلل من الاستهلاك الورقي بشكل كبير، ويمكّنك من الوصول إلى هذه الوثائق في أي وقت ومن أي مكان، دون الحاجة للتواجد في مكان الشركة أو للقلق بشأن الحفاظ على سريّة الوثائق والمعلومات عند اختيارك لنظام تخزين موثوق.

هل ترغب بأتمتة جميع عمليات الموارد البشرية في شركتك؟

أطلب عرض توضيحي الآن