الخطوات الصحيحة لعملية إنهاء خدمات الموظف

عند استقالة الموظف بإرادته أو من خلال الفصل التعسفي، يتوجب على قسم الموارد البشرية تولي مهمة إنهاء خدمات الموظف في الشركة بالطريقة الصحيحة وتحويل هذه التجربة الصعبة نوعا ما إلى تجربة سهلة وبسيطة للموظف وللشركة على حد سواء. لإتمام هذه المهمة بسهولة أكبر، يمكنك استخدام حزمة انهاء الخدمات من ZenHR والتي تستند للخطوات الأساسية التالية لجعل عملية إنهاء خدمات الموظف أكثر سلاسة.

1. الإعلان عن إنهاء خدمات الموظف
قم أولاً باستلام الاستقالة الخطية للموظف أو اطلب من الموظف تعبئة نموذج الفصل وذلك للتأكد من توثيق العملية واحرص على توقيعها وتسليم نسخة منها للموظف. ما أن تبدأ عملية إنهاء خدمات الموظف رسمياً، قم بالإعلان عن مغادرة الموظف لفريقه ولقسم الموارد البشرية وقسم التمويل وقسم الإدارة المعلوماتية، حيث أن هناك مهام متعلقة بكل من هذه الأقسام بما يخص عملية إنهاء خدمات الموظف.

2. تسليم مهام الموظف لشخص آخر
الخطوة التالية هي إيجاد الشخص المناسب الذي سيستلم مهام الموظف السابق، إذا كان الشخص الذي سيستلم العمل موجودا قبل مغادرة الموظف المستقيل، فيجب أن تجهز خطة لنقل خبرة الموظف ومعرفته بتفاصيل العمل إلى الموظف الحالي، أما في حال لم يكن هناك من يمكنه تغطية المهام، فعلى الموظف السابق تجهيز كافة المعلومات والوثائق الهامة بطريقة سهلة حتى يتم نقلها للموظف الجديد عند انضمامه.

3. استعادة أصول الشركة
يمتلك كل موظف خلال عمله مجموعة من الأصول العائدة للشركة كالهواتف التابعة للشركة أو أجهزة الكومبيوتر أو بطاقات الدخول للشركة أو مفاتيح … إلخ، لذلك عند إنهاء خدمات أي موظف عليك أن تقوم بتعيين شخص من قسم الموارد البشرية لاستعادة جميع هذه الأصول.

4. إيقاف إمكانية دخول الموظف إلى أي نظام إلكتروني تابع للشركة
قم بتسليم هذه المهمة لقسم الإدارة المعلوماتية، بحيث يجب أن يتم إيقاف البريد الإلكتروني للموظف التابع للشركة ويجب إيقاف إمكانية دخول هذا الموظف إلى أي نظام أو برنامج يحتوي على أية معلومات تتعلق بالشركة.

5. إجراء مقابلة مغادرة العمل
تعد مقابلة مغادرة العمل التي يتم عقدها مع الموظف قبل مغادرته من العمل من أهم الخطوات للحصول على معلومات صادقة وصريحة عن شركتك. قم بطرح أسئلة قصيرة ومباشرة للموظف وقم بتشجيعه لتزويدك بإجابات صادقة عن كل ما يخص طبيعة العمل وبيئة العمل وفريق العمل. الهدف من هذه المقابلة هو معرفة نقاط الضعف في الشركة وإيجاد الحلول للتغلب على هذه النقاط والحرص على عدم خسارة أي موظف جيد في الشركة.

6. تقديم الشكر والتقدير للموظف
في حال لم يقم الموظف بأي تصرف غير لائق للشركة وقام بترك الشركة على نحو جيد مع الجميع، من اللائق القيام بشكر الموظف أمام جميع زملائه على جهوده، مما سيؤثر بشكل إيجابي على سمعة الشركة وسيعطي أيضاً الموظفين المتواجدين حالياً شعوراً بالأمان بأن شركتك تقدر موظفيها حتى عند مغادرتهم.

 

هل ترغب بأتمتة جميع عمليات الموارد البشرية في شركتك؟

أطلب عرض توضيحي الآن