نصائح لاختيار “نظام إدارة الموارد البشرية” المناسب لاحتياجات شركتك

في السابق، كان قسم الموارد البشرية في العديد من الشركات يقوم بإجراءات يومية تعتمد وبشكل كبير على مهارة الموظف في إدارة الرواتب والمنافع والملفات ومتابعة الحضور والغياب. ولكن مع ظهور أنظمة إدارة الموارد البشرية مثل ZenHR لم يعد هناك حاجة للتعاملات الورقية في عمليات قسم الموارد البشرية وأصبح بالإمكان أتمتة العديد من الوظائف مثل تخزين بيانات، الحصول على وصل الراتب، متابعة رصيد العطل ومراقبة حركات الدوام. وهذا من شأنه مساعدة موظف الموارد البشرية على التفرغ لاستقطاب أفضل المواهب والمحافظة على سعادة وراحة الموظفين والحد من معدلات دوران العمالة وغيرها من الأمور الهامة.

كصاحب عمل أو مسؤول موارد بشرية لا بد بأنك تدرك بأنه حان الوقت لاستغلال التكنولوجيا المتاحة والانتقال إلى نظام إدارة موارد بشرية إلكتروني يقوم بإنهاء المهام الروتينية ويوفر وقت وجهد موظفيك. عند البدء بالبحث عن “نظام إدارة موارد بشرية” ستكتشف أن هناك العديد من الخيارات المتاحة، ولكن ما هي المعايير التي تجعل أحد الأنظمة مناسباً لطبيعة عمل شركتك أكثر من غيره من الأنظمة الأخرى؟

الخطوة الأولى هي فهم الاحتياجات الخاصة بشركتك
قبل البدء بالاطّلاع على الخيارات المتاحة، عليك أولاً دراسة وفهم احتياجات ومتطلبات عملك حالياً.
ابدأ أولاً بفهم التحديات التي يواجهها قسم الموارد البشرية حالياً؛ ففهم مشاكلك الحالية سيساعدك في تحديد المزايا التي تبحث عنها في النظام الجديد، علماً بأن كل نظام يختلف عن غيره من ناحية المزايا والحلول التي يقدمها. ومن الأمور المهمة التي عليك إدراكها أيضاً هي أن النظام المناسب يعتمد بشكل كبير على حجم وعدد الموظفين في الشركة، فهناك أنظمة مصممة للشركات الصغيرة فقط وأخرى مصممة للشركات الكبيرة، ولكن يُنصح باختيار نظام مرن يلبّي احتياجات شركتك حتى في حال ازداد عدد موظفيك.

اختيار نظام يقوم على أحدث التقنيات
من المهم جداً دراسة أحدث التقنيات المستخدمة في أنظمة إدارة الموارد البشرية حالياً واختيار نظام عصري ومتطور يلبّي احتياجات شركتك المتزايدة. فعلى سبيل المثال، في مجال أتمته عمليات الموارد البشرية ستلاحظ نمط واضح في التوجه نحو الأنظمة السحابية التي يمكنك من خلالها إدارة عمليات الموارد البشرية الخاصة بك في أي مكان وأي وقت دون الحاجة لأي بنية تحتية أو أجهزة لتخزين البيانات في شركتك. كما أنه من المهم جداً اختيار نظام متوفّر كتطبيق على الهواتف الذكية. تأكد من التركيز على التكنولوجيا والتقنيات الحديثة عند اختيار نظامك حتى لا تضطر إلى تغيير النظام بعد فترة قصيرة من الزمن.

اختيار نظام قابل للتخصيص بحسب احتياجات شركتك
الطريقة التي تدار من خلالها عمليات الموارد البشرية تختلف من شركة لأخرى، كما أن القوانين المتعلقة بشؤون الموظفين كالإجازات السنوية والضرائب وغيرها من القوانين تختلف من دولة لأخرى، لذلك من أهم المميزات التي يجب أن تتوفر في نظام إدارة الموارد البشرية حتى يسهّل عملك هي القابلية لتخصيص النظام بحسب الاحتياجات المحليّة لعملك.

اختيار نظام قابل للتكامل مع أنظمة أخرى
الهدف من نظام إدارة الموارد البشرية هو جمع معلومات الموظفين في مكان واحد وتسهيل سير العمليات المتعلقة بالموارد البشرية من خلال منصة واحدة، ولتحقيق ذلك لا بد من اختيار نظام يمكنك من خلاله تنزيل وتحميل بعض المعلومات من وإلى النظام وهذا ما يسمى بخاصية التكامل أو الاندماج مع أنظمة أخرى كنظام حساب الرواتب أو نظام متابعة الدوام وحركات الدخول والخروج للموظفين أو غيرها من الأنظمة التي كانت تُستخدم في شركتك في السابق.

تجربة النظام قبل شراءه
تعد تجربة النظام لفترة من الزمن قبل شراءه من أهم الخطوات التي عليك القيام بها، فالهدف من هذا النظام هو تسهيل عمليات إدارة الموارد البشرية وتخفيف الأعباء عن موظفي الموارد البشرية، لذلك من المهم جداً أن يكون النظام سهل الاستخدام وبسيط ويمكن لجميع الموظفين استخدامه دون مواجهة أية صعوبات.