يقضي موظفو الموارد البشرية الكثير من وقتهم في كتابة رسائل وخطابات البريد الإلكتروني. سواء كانوا يرحبون بموظف جديد أو يطلبون من الموظفين إحالة المرشحين، هناك عدد من نماذج وخطابات الموارد البشرية ورسائل البريد الإلكتروني الضرورية للتواصل اليومي في أي منشأة.
في حين أن كتابة بريد إلكتروني جيد ليس بهذه الصعوبة، إلا أنه يستغرق الكثير من الوقت والجهد الذان من الممكن استغلالهم في مكان آخر. من خلال توحيد نماذج خطابات الموارد البشرية الخاصة بك، يمكنك أنت وفريق الموارد البشرية لديك توفير الكثير من الوقت بدلاً من الاضطرار إلى إنشاء رسائل بريد إلكتروني من البداية في كل مرة.
يوفّر لك ZenHR ستة نماذج جاهزة لإدارة الموارد البشرية لمساعدتك على قضاء نصف الوقت الذي اعتدت اسغراقه سابقاً في صياغة رسائل البريد الإلكتروني. قم بتخصيص هذه النماذج وفقاً لحاجتك وسياسة شركتك.
بعد عناء تمحيص عدد لا يحصى من السير الذاتية، وقضاء ساعات في مقابلات العمل، وجدت أخيراً المرشح المناسب لفريقك. لقد أتممت الجزء الأصعب من المهمة، لذلك اسمح لنا بتسهيل الخطوة التالية من خلال تزويدك بنموذج “عرض العمل” الجاهز والقابل للتخصيص.
تأكد من توصيل عرض العمل بطريقة واضحة، إلى جانب النقاط الرئيسية الأخرى التي يجب عليك تضمينها في البريد الإلكتروني، بما في ذلك:
· تفاصيل الوظيفة (المسمى الوظيفي وساعات العمل والقسم والمدير).
· مدّة العقد (إن وجدت).
· تفاصيل الراتب (بما في ذلك المزايا).
نموذج العرض الوظيفي
عنوان البريد الإلكتروني: (اسم المنشأة) – عرض وظيفي للشاغر (المسمّى الوظيفي)
مرحباً (اسم المرشح)،
سُعدنا جميعاً بلقائك والتعرّف عليك في الأيام الماضية. لقد أعجبنا بمؤهلاتك ونود أن نقدّم لك منصب (المسمّى الوظيفي) رسمياً. يتطلب هذا المنصب (دوام جزئي/دوام كامل). سيكون مديرك المباشر (المسمّى الوظيفي للمدير) ضمن القسم (اسم القسم).
سنقدّم لك راتب (شهري أو سنوي) قدره (س) وستحصل على (حاول ذكر نظام المكافآت هنا إن وُجد). كما وسنقدّم لك (اذكر المزايا الأخرى وفقاً لسياسة المنشأة مثل التأمين الصحي أو تغطية تكاليف الجوّال الخاص بالعمل أو تكاليف السفر) و(س) أيام إجازة مدفوعة الأجر سنوياً.
التاريخ المتوقع لبداية عملك هو (التاريخ) وسيطلب منك توقيع عقد العمل بالإضافة إلى (اذكر الاتفاقيات الأخرى مثل اتفاقية السريّة وعدم الإفصاح أو اتفاقية عدم تضارب المصالح) عند استلام الوظيفة.
يرجى إرسال ردّك بحلول (التاريخ)، إلا حين ذلك، لا تتردد في التواصل معي أو مع (اسم المدير) عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف على (أضف تفاصيل التواصل هنا) في حال كان لديك أيّة أسئلة.
نتطلّع جميعاً لانضمامك إلى فريقنا!
أطيب التحيات،
فريق الموارد البشرية
بصفتك مسؤول عن الموارد البشرية، فلا بد بأنك ترغب بأن يشعر موظفيك الجدد بالراحة منذ يومهم الأول، لذلك يجب عليك البدء بالترحيب بـأي موظف جديد من خلال إرسال بريد إلكتروني شامل وواضح لتفاصيل عملية إعداد الموظف.
تم تصميم نموذج “خطاب الترحيب بموظف جديد” لمساعدتك على الترحيب بالموظف الجديد في فريقك بطريقة منظمة.
نموذج خطاب الترحيب بموظف جديد
عنوان البريد الإلكتروني: مرحباً بك في (اسم المنشأة)
مرحباً (اسم الموظف)
يُسعدنا أن نرحب بك في فريقنا! كما اتفقنا، فإن تاريخ بداية عملك ستكون في (التاريخ) الساعة (الساعة)، وبالنسبة للزي المناسب للعمل فهو (الزي الرسمي/الزي غير الرسمي).
نهتم في (اسم المنشأة) بمنح موظفينا كل ما يحتاجونه لأداء أفضل ما لديهم. لقد أعددنا مكان العمل الخاص بك بجميع المعدات اللازمة. سيساعدك فريقنا في إعداد جهاز الحاسوب والبرامج والحسابات عبر الإنترنت في يومك الأول. (قم أيضاً بذكر أية أمور إضافية قمت بإعدادها لموظفك الجديد مثل موقف مجّاني لركن سيارته أو كوب قهوة مطبوع عليه اسمه أو قميص).
لقد خططنا ليومك الأول لمساعدتك على الاستقرار بشكل صحيح. سيكون لديك متسع من الوقت لقراءة وإكمال تفاصيل التوظيف الخاصة بك (سيكون موظف الموارد البشرية موجود لمساعدتك خلال هذه العملية!) كما ستلتقي بمدير التوظيف الخاص بك لمناقشة خطواتك الأولى.
فريقنا متحمس أيضاً لمقابلتك والتعرف عليك في يومك الأول.
إذا كان لديك أي أسئلة قبل وصولك، فلا تتردد في مراسلتي عبر البريد الإلكتروني أو الاتصال بي، وسيسعدني جداً مساعدتك.
نتطلع إلى العمل معك ووجودك في فريقنا!
أطيب التحيات،
فريق الموارد البشرية
تساهم الطريقة التي ترحب بها بالموظفين الجدد في إظهار كل من الهيكل التنظيمي للمنشأة وثقافتها وطريقة تقديرك للموظفين. يمكنك إبلاغ جميع الموظفين بانضمام زميلهم الجديد من خلال رسالة بريد إلكتروني وإخبارهم بموعد الانضمام.
في خطاب “الإعلان عن موظف جديد”، قم بإضافة قائمة الواجبات الأساسية للموظف الجديد وقم بتضمين كافة معلومات الاتصال الخاصة به حتى يتمكن الآخرين من التواصل معه عند الحاجة.
نموذج خطاب الإعلان عن موظف جديد
عنوان البريد الإلكتروني: نرحب ب (اسم الموظف) في (اسم المنشأة)
مرحباً جميعاً،
يسعدنا أن نرحب ب (اسم الموظف) الذي سينضم/ستنضم لفريقنا بتاريخ (التاريخ) في منصب (المسمّى الوظيفي).
سينضم/ستنضم (اسم الموظف) إلى (اسم الدائرة) حيث سيكون/ستكون مسؤول/ة عن (أضف معلومات حول مسؤوليات الموظف الجديد الأساسية، على سبيل المثال: سيكون مسؤول عن تطوير قسم المبيعات لدى منشأتنا)، حيث عمل/ت مسبقاً في مجال (أضف معلومات حول الخلفية الوظيفية للموظف).
شاركونا الترحيب ب (اسم الموظف).
يمكنكم التواصل مع (اسم الموظف) على (البريد الإلكتروني للموظف).
أهلاً بك في عائلتنا!
فريق الموارد البشرية
أطيب التحيات،
إحالات الموظفين تعد واحدة من أفضل المصادر للعثور على المرشحين للوظائف الشاغرة. شجّع إحالات الموظفين من خلال إبقاء موظفيك على اطّلاع على كافة الوظائف الشاغرة وتسهيل عملية إحالتهم للمرشحين. كن واضحاً بشأن المهارات التي تبحث عنها مثل مهارات التواصل أو المهارات التقنية المتعلقة بالوظيفة أو الخبرة المهنية وغيرها.
يمكنك استخدام نموذج خطاب “إحالة صديق لوظيفة شاغرة” لتشجيع الإحالات.
نموذج خطاب إحالة صديق لوظيفة شاغرة
عنوان البريد الإلكتروني: نبحث عن موظفين للانضمام إلى فريقنا! هل تعرف شخص مناسب للوظيفة (المسمّى الوظيفي)؟
مرحباً جميعاً،
نود إعلامكم بأننا نبحث حالياً عن (المسمّى الوظيفي) للانضمام إلى (اسم الدائرة أو اسم الفريق).
سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن (أضف1-3 من الواجبات الأساسية للوظيفة، على سبيل المثال، “سينضم هذا الشخص إلى فريق مطوري الأجهزة المحمولة وسيكون مسؤولاً عن تحسين تطبيقات iOS لدينا”).
(أضف بعض أهم المتطلبات للمنصب، على سبيل المثال “مطلوب خبرة في البرمجة والشغف بتقنيات الهاتف المحمول لهذا الدور”).
إذا كنت تعرف شخصاً تعتقد أنه سيكون مناسب جداً لهذا المنصب، فسيكون من الرائع أن تحيله (اشرح كيفية إحالة مرشح، على سبيل المثال، عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى فريق التوظيف، أو إخبار مدير التوظيف مباشرةً عن هذا المرشح أو إرسال تفاصيل الاتصال الخاصة بالمرشح).
شكرًا لك!
فريق الموارد البشرية
تعتبر ترقية الموظف حدثاً مهماً يسلط الضوء على التفاني والمهارة والقدرة القيادية لموظفيك. بمجرد تقديم ترقية وظيفية لأحد موظفيك، يمكن مشاركة الأخبار من خلال بريد إلكتروني داخلي لإعلام جميع الموظفين. الإعلان عن الترقية ضروري ليس فقط لإعلام الجميع ولكن أيضاً للاحتفال بإنجازات الموظف وتقديره أمام الآخرين.
تم تصميم نموذج خطاب “الإعلان عن ترقية” هذا لمساعدتك على إبراز موظفيك وإنجازاتهم.
نموذج خطاب الإعلان عن ترقية
عنوان البريد الإلكتروني: نبارك ل(اسم الموظف) على منصبه الجديد (المسمى الوظيفي الجديد).
مرحباً جميعاً،
يسعدنا أن نعلن عن ترقية (اسم الموظف) للمنصب الجديد (المسمى الوظيفي الجديد) في دائرة (اسم الدائرة) حيث سيبدأ /ستبدأ رسمياً في منصبه/ها الجديد بتاريخ (التاريخ).
على مدى (العدد) سنوات الماضية، أنجز/ت (اسم الموظف) الكثير، بما في ذلك (قائمة الإنجازات الرئيسية)، والآن، سيقوم/ستقوم (اسم الموظف) بتطبيق خبرته/ها لنقل (اسم الدائرة) إلى مستوى جديد.
شاركونا في تهنئة (اسم الموظف) وتقديم تمنياتنا له/لها بالتوفيق في منصبه الجديد.
أطيب التحيات،
فريق الموارد البشرية
من المهم الاحتفال بجميع أنواع المناسبات، بما في ذلك أعياد الميلاد واحتفالات الذكرى السنوية للعمل وغيرها من الأحداث المهمة في المنشأة. بصفتك مسؤول عن الموارد البشرية، يجب عليك إرسال رسائل تذكير بهذه المناسبات الخاصة وأحداث المنشأة وأيام العطلات الرسمية، حيث يساعد تقدير موظفيك في أيامهم الخاصة والاحتفال معهم في خلق جو إيجابي وتعزيز ثقافة صحية.
يمكنك استخدام نموذج خطاب “الإعلان عن مناسبة هامّة” للاحتفال بالإنجازات والمناسبات المتعلقة بالموظفين.
نموذج خطاب الإعلان عن مناسبة هامّة
عنوان البريد الإلكتروني: نتمنى (اسم المناسبة مثل عيد ميلاد أو ذكرى التوظيف السنوية) سعيد/ة ل (اسم الموظف).
مرحباً جميعاً،
يصادف اليوم (اسم المناسبة) ل (اسم الموظف)! لنجعل يومه/ها أكثر سعادةً بتقديم تهانينا له/لها بهذه المناسبة.
أطيب التحيات،
فريق الموارد البشرية