This post is also available in: الإنجليزية

الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم إعداداً جيداً ليصبحوا موظفين فعّالين هي مهمة تشكّل تحدياً حتي في أفضل الظروف، فكيف حين نتحدث عن الموظفين الذي تم توظيفهم عن بُعد بسبب الظروف الراهنة وفيروس COVID-19! ستصبح المهمة أكثر تحدياً وإرهاقاً بكل تأكيد. جميعا كمسؤولي موارد بشرية أصبحنا نعلم بأن الموظفين الذي يتمتعون بتجربة ترحيب وإعداد مرضية يبقون لفترة أطول في الشركة. لذلك سيقوم ZenHR بمساعدك اليوم من خلال تزويدك بأفضل الممارسات للترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم عن بُعد.

تنظيم وأتمتة عملية الترحيب بالموظفين الجدد

الخطوة الأولى والأكثر أهمية في بناء عملية ترحيب قوية هي تنظيم وأتمتة العملية. قم بتقسم عملية الترحيب بالموظفين الجدد إلى 3 أقسام:

المهام التي يجب القيام بها قبل أن يبدأ الموظف الجديد وظيفته مثل إرسال بريد إلكتروني ترحيبي ، وإعداد جميع المستندات والأدوات والأوراق اللازمة.

الأمور التي يجب تغطيتها خلال الأسبوع أو الشهر الأول للموظف الجديد، مثل الترحيب به وتعريفه بزملاء العمل الآخرين وتقديم أي أدوات ضرورية وتوفير الموارد التدريبية وجدول العمل.

المتابعات المستمرّة

من المهم ضمان إمكانية وصول الموظفين الجدد إلى كافة الوثائق والكيّبات والمستندات التي يحتاجونها، لذلك أصبحت أتمتة عملية النرحيب بالموظفين الجدد أهم من أي وقت مضى.

الترحيب بالموظفين الجدد بالطريقة الصحيحة

يعد الترحيب بالموظف الجديد وتقديمه إلى الفريق بأكمله من خلال الاجتماعات عبر الفيديو أمراً في غاية الأهمية عندما نتحدث عن الموظفين عن بُعد، حيث تتيح هذه الاجتماعات التواصل بين الموظف الجديد وزملائه. يجب عليك أيضاً التفكير في أخذ الموظف الجديد الخاص بك في جولة افتراضية داخل مكتبك من خلال مقطع فيديو أو اجتماع عبر الفيديو، لأن هذا يجعلهم يشعرون بالمشاركة والألفة والمعرفة بالمكتب.

غرس ثقافة الشركة

يتمثل الجزء الأكثر تحدياً في الترحيب بالموظفين الجدد عن بُعد في تعرّفهم على ثقافة الشركة. نظراً لأن الموظفين عن بُعد لن يكونوا قادرين على قضاء يومهم في المكتب وهم يتفاعلون مع زملائهم ويتعلمون بمرور الوقت كل ما يحتاجون إليه للتعرف على ثقافة الشركة، فسيكون من الصعب عليك وعلى الموظفين  تعريفهم على ثقافة الشركة. أفضل نصيحة يمكن أن نقدمها لك هنا، هي إنشاء برنامج إرشاد، حيث يتفاعل أحد أعضاء فريقك الحاليين مع الموظف الجديد عن بُعد يومياً للتأكد من أنه يتماشى مع ثقافة الشركة وسياساتها ورسالتها ورؤيتها.

الاستثمار في معدات وتكنولوجيا موثوقة

عندما يتعلق الأمر بالترحيب بالموظفين عن بُعد، فإن التواصل هو المفتاح الأساسي. تأكد بأن الموظفين الجدد العاملين عن بُعد لديهم إمكانية الوصول إلى أدوات اتصال موثوقة بما في ذلك أدوات اجتماعات الفيديو والمراسلة الفورية وأدوات الدردشة. ضع في اعتبارك أن هذه الأدوات قد تكون الطريقة الوحيدة التي يحصل بها الموظفون عن بعد على اتصالات وجهًا لوجه مع زملائهم، لذلك تأكد بأنك تستثمر في أفضل الأدوات.

الحصول على تغذية راجعة بشكل مستمر

تعد التحسينات والتعديلات المستمرة مهمة للحفاظ على نجاح عملية الترحيب بالموظفين العاملين عن بُعد وتحديثها. احصل على تعليقات بناءة من الموظفين الجدد حول كل ما يتعلق بعملية الترحيب والإعداد، حيث يساعدك ذلك على تحديد أي عيوب في عمليتك بهدف تحسينها.

Haneen Ibrahim