تهتم جميع الشركات باستقبال الموظفين الجدد بالطريقة الصحيحة، فالموظف الجديد هو بمثابة استثمار للشركة، ولكن تستخف بعض الشركات بأهمية عملية إنهاء خدمات الموظفين، لاعتقادهم بأن الموظف المغادر للشركة لن يكون له أية أهمية بعد استقالته، ولكن في الواقع فإن أي موظف يقوم بترك منصبه لابد أن يؤثر على سير عمل الشركة بدرجة معينة. لذلك، على جميع الشركات بغض النظر عن حجمها أن تقوم بإدراك أهمية عملية إنهاء خدمات الموظفين بالطريقة الصحيحة. تقدم لك ZenHR في هذا الدليل مجموعة من المعلومات والنصائح التي عليك اتّباعها في كل مرّة يغادر فيها أحد موظفيك.
اليوم الأخير للموظف الذي سيغادر عمله يُعد بنفس أهمية اليوم الأول لموظف جديد، لذلك يجب أن يكون لديك خطوات واضحة لإنهاء خدمات الموظفين. يجب أن تعمل على تحديد قائمة بالمهام التي يجب أن يتم إتمامها قبل مغادرة أي موظف. في العادة تتضمن القائمة المهام التالية:
ابلاغ بقية الموظفين عن ترك الموظف للعمل
– على المدير المباشر إبلاغ قسم الموارد البشرية وفريق العمل بقرار ترك الموظف لعمله.
– على قسم الموارد البشرية إبلاغ باقي أقسام الشركة عن استقالة الموظف وأهمها قسم المحاسبة وقسم تكنولوجيا المعلومات.
نقل المعرفة والخبرة
– على الموظف المستقيل تسليم كافة المعلومات المهمة للموظف الجديد.
– الحرص على نقل خبرته وتدريب الموظف الجديد في آخر شهر له على كيفية إتمام أهم مسؤوليات الوظيفة.
مقابلة ترك العمل
– تجهيز استبيان ترك العمل.
– تشجيع الموظف على تقديم نقد صريح وبنّاء.
– التحقق من مصداقية وموضوعية تعليقات الموظف ومن ثم مشاركة النتائج مع الإدارة.
استعادة أصول الشركة
– استرجاع هواتف الشركة واجهزة الحاسوب.
– استعادة أية مفاتيح أو بطاقات دخول تابعة للشركة.
المهام النهائية
– حذف حسابات الموظف من أنظمة الشركة.
– تغيير كلمات السر لأية أنظمة أو حسابات يمكن للموظف الدخول إليها.
– تعديل الهيكل التنظيمي للشركة.
– تحويل مكالمات الموظف ورسائله الإلكترونية للموظف البديل أو المدير المباشر.
مغادرة أحد الموظفين تعني العديد من التغييرات بالنسبة للشركة، فكيف يمكنك توُلي هذه العملية دون تفويت أي تفصيل؟
يمكنك الاستعانة بنظام لإدارة الموارد البشرية مثل ZenHR لأتمتة عملية إنهاء خدمات الموظفين في شركتك وكافة عمليات إدارة الموارد البشرية الأخرى.
ميّزة إنهاء الخدمات على ZenHR تساعدك على تحويل عملية إنهاء خدمات الموظفين إلى تجربة سهلة أكثر من أي وقت مضى، وذلك من خلال أتمتة عملية استرداد أصول الشركة من الموظفين وإدارة كل ما يتعلق بإنهاء الخدمات.
1. التأكد من حصولك على أهم المعلومات
عادة ما يكون لدى الموظف الذي سيغادر الشركة العديد من الانتقادات والأفكار والآراء التي لطالما رغب بمشاركتها ولكن لم يكن ذلك ممكناً حين كان يعمل في الشركة. يسمح لك استبيان ترك العمل بالحصول على كافة هذه المعلومات والتي من شأنها أن تساهم في تطوير الشركة.
2. تحديد نقاط القوة ونقاط الضعف وفرص التطوير في الشركة
يسمح لك استبيان ترك العمل بالحصول على ملاحظات من أي موظف سيغادر الشركة حول أمور مهمة في الشركة. يمكنك لاحقاً مشاركة هذه الملاحظات مع الإدارة بهدف الاستفادة من النقاط الأساسية. لا تعتمد على ذاكرتك أبداً عندما يتعلق الأمر بمعلومات هامّة للشركة، حتى وإن كنت مستمع جيد، لذلك المقابلة لوحدها لا تكفي، فأنت بحاجة إلى تسجيل الإجابات والاحتفاظ بها من خلال الاستبيان.
3. بناء الأساسات للتحسينات المستقبلية
الموظف الذي سيترك عمله عادة ما يكون أكثر استعداداً لتقديم التغذية الراجعة عن الأمور السلبية في الشركة لأنه يعلم بأن ذلك لن يؤثر على مكانته في الشركة بعد الان. تشكل الإجابات التي ستحصل عليها من هذا الاستبيان نقطة إنطلاق للبدء في تقليل معدلات الدوران وجعل الشركة مكان عمل أفضل للجميع.