“أتمتة الموارد البشرية” المصطلح الذي لا بد بأنك تسمعه بكثرة كصاحب عمل أو كشخص يعمل في مجال الموارد البشرية. فما المقصود “بأتمتة الموارد البشرية؟ يُقصد بأتمتة الموارد البشرية الانتقال من العمليات والحسابات والإدارة اليدوية للموارد البشرية إلى برمجيات حاسوبية تقوم بإنهاء بعض مهام الموارد البشرية ذاتياً دون الحاجة إلى أي تدخل بشري.تعد مقاومة “أتمتة إدارة الموارد البشرية” رد فعل متوقع من قِبل العاملين في مجال الموارد البشرية خوفاً من استبدالهم بهذه البرمجيات، ولكن الهدف الأساسي من الأتمتة ليس التخلص من موظفي الموارد البشرية، على العكس فالهدف هو مساعدة الموظفين على التخلص من المهام الروتينية وتركيز جهودهم على مهام أكثر أهمية. سيقوم ZenHR بعرض مهام روتينية في إدارة الموارد البشرية يمكنك البدء بأتمتتها بأسرع وقت ممكن.
• عملية استقطاب المرشحين
استقطاب وتوظيف أفضل المواهب يعد جزء مهم جداً من إدارة الموارد البشرية، وبالتأكيد لا يمكن أتمتة هذه العملية بالكامل، فلابد من تواجد العنصر البشري القادر على تقييم المرشحين واختيار الأفضل للشواغر المتاحة. ولكن يمكن أتمتة العديد من مراحل ما قبل التوظيف المسرفة للوقت مثل:
1. عرض وظائفك على مواقع التوظيف الالكتروني كأخطبوط للبدء باستلام طلبات التوظيف الكترونيا.
2. فلترة وفرز المرشحين، فبدلاً من إهدار وقت موظف الموارد البشرية في فرز المرشحين بحسب متطلبات كل شاغر، يمكن استخدام أدوات فرز وفلترة توفرها مواقع التوظيف الإلكتروني بحيث توفر الكثير من الوقت والجهد على موظف الاستقطاب.
3. حفظ السير الذاتية ومعلومات المرشحين، فعصر الاحتفاظ بمعلومات وملفات المرشحين ورقياً قد انتهى.
4. ترتيب مراحل التوظيف، فيمكنك الآن اللجوء إلى ما يسمى ب”نظام تتبع مقدمي طلبات التوظيف” والذي يمكنك من خلاله إدارة عملية التوظيف الخاصة بك بأكملها بدءاً من تلقي الطلبات وانتهاءً بتوظيف المرشح.
• عمليتي انضمام الموظفين وانهاء خدمات الموظفين
من المهام التي عليك أيضاً التفكير بأتمتتها حالاً هما عمليتي انضمام وانتهاء الموظفين، حيث انضمام موظف جديد إلى الشركة يتطلب الكثير من وقت ومجهود موظف الموارد البشرية لتجهيز العقود اللازمة والاحتفاظ بالوثائق المطلوبة وتسليم أصول الشركة للموظف الجديد وتعريفه بسياسات الشركة..إلخ، مع العلم بأنه بإمكانك التخلص من هذه المهام واستغلال وقت موظف الموارد البشرية لإتمام مهام أكثر أهمية من خلال الحصول على نظام إدارة موارد بشرية إلكتروني يقوم بهذه المهام ذاتياً. وكذلك الحال أيضاً عند انتهاء أحد موظفينك من العمل لديك، فبدلاً من إهدار وقت موظفي الموارد البشرية في إجراءات انتهاء الموظفين يمكنك الاعتماد على نظام إلكتروني يقوم بحل الإجراءات دون وقت وجهد.
• متابعة الحضور والاجازات وانصراف الموظفين
كما أن إدارة حضور وغياب الموظفين وربطه مع رواتبهم يدوياً تعد مهمة روتينية في غاية التعقيد وتحتاج إلى الكثير من الوقت كما أنها معرّضة للأخطاء بشكل كبير نظراً لكثرة الأرقام والمعلومات. لذلك، عليك الحصول على أحد الأنظمة الإلكترونية التي يمكنها معالجة هذا القسم من الموارد البشرية بشكل تلقائي دون الحاجة لإدخال أرقام وبيانات يدوياً، مما يوفّر عليك الكثير من الوقت والجهد ويضمن لك نتائج لا تحتوي على أية أخطاء
• حساب رواتب الموظفين
من أكثر المهام المرهقة بالنسبة لموظفي الموارد البشرية هي عملية احتساب رواتب الموظفين يدوياً مع الأخذ في عين الاعتبار القوانين المحلية وحضور وغياب الموظف والضرائب المحلية والحوافز والاقتطاعات وغيرها من الأمور المعقدة. لذلك، فإن الحصول على نظام موارد بشرية إلكتروني متكامل سيخفف من أعباء موظفي الموارد البشرية وينهي هذه المهمة ببساطة دون أية تعقيدات يدوية.
• الإجازات والمغادرات
التقديم للإجازات والمغادرات وقبولها أو رفضها هي عملية تستهلك الكثير من الوقت، وهنا لا يقتصر استهلاك الوقت على موظف الموارد البشرية فقط بل على موظفي ورؤساء الشركة بأكملها مما يؤثر بشكل مباشر على إنتاجية شركتك. لذلك قم بالبحث حالاً عن نظام يمكنك من خلاله أتمتة هذه العملية وإعادة تركيز مجهود موظفينك على أعمالهم الأساسية.